از اوایل اسفند ماه ۱۳۹۸ خبر شیوع ویروس کرونا در کشور ما اعلام شد. به دلیل سرعت واگیر شدید این بیماری، یکی از مهم‌ترین توصیه‌های متخصصان از همان روزهای اول، فاصله‌گیری اجتماعی (Social Distancing) برای شکستن زنجیره‌ی انتقال بیماری از فرد به فرد بود. از آن‌جا که سلامت کارکنان و مشتریان برای ما بالاترین اولویت را دارد، تیم صباسل که آژانس تبلیغات دیجیتال دیما از جمله زیرمجموعه‌های آن است، تصمیم گرفت تا زمانی که خطر بیماری کمتر شود دورکاری کند.
از آن زمان تا به امروز، کارکنان صباسل و دیما قریب به اتفاق کارها را به صورت دورکاری انجام داده‌اند. تا این لحظه خوشبختانه مشکلی جدی در روند فعالیت‌های شرکت به وجود نیامده است. به همین دلیل تصمیم گرفتیم از تجربه‌ی دورکاری برای شما بنویسیم. همچنین راهکارهای مورد استفاده‌ی همکارانمان را با شما به اشتراک بگذاریم. چرا صباسل و دیما دوران دورکاری را با موفقیت طی می‌کنند؟
عمل به توصیه‌های بهداشتی متخصصان
در اولین روزهای اعلام شیوع کرونا و پیش از اعلام دورکاری، کارگاه آموزشی مفصلی درباره‌ی مسائل بهداشتی و روش‌های پیشگیری از بیماری کرونا در محل شرکت برگزار شد. این توصیه‌ها که ترجمه‌ی دستورات سازمان بهداشت جهانی (WHO) بودند، کمی بعد در وبسایت www.againstcorona.ir قرار داده شد تا با کمک شبکه‌ی تبلیغاتی دیما به افراد بیشتری نمایش داده شود. برای حفظ سلامتی گروه کوچکی از همکاران که امکان دورکاری نداشتند. همچنین افرادی که گاه‌به‌گاه ناچار به مراجعه به دفتر شرکت بودند، از همان ابتدا کلیه‌ی مسائل بهداشتی از قبیل ضدعفونی مداوم سطوح و تامین دستکش و الکل و غیره انجام شد و خوشحالیم که با رعایت این مسائل تا به امروز حتی یک مورد ابتلا هم در خانواده‌ی دیما و صباسل اتفاق نیفتاده است.
پیگیری مداوم و موثر کارهای تیمی
سیاوش میرزایی برنامه‌نویس باتجربه‌ی صباسل می‌گوید: «تیم‌های توسعه‌ی صباسل عادت کرده‌اند که روز کاری خودشان را با جلسه‌های روزانه اسکرام شروع کنند. تک‌تک اعضای تیم به صورت مختصر درباره‌ی کارهایی که روز قبل انجام داده و کارهایی که قرار است امروز انجام بدهد صحبت می‌کنند، از مشکلات و گره‌هایی که در کار وجود دارد حرف می‌زنند و با کمک تیم برای حل این مشکلات تصمیم‌گیری می‌کنند. این امر در شرایط دورکاری به همه‌ی اعضای تیم – از جمله مالکین محصول – کمک می‌کند تا دید درستی نسبت به اندازه و نحوه‌ی پیشرفت کارها داشته باشند و اگر احتمالا مشکلی در اتمام پروژه در زمان مقرر شده هست از قبل برای آن شرایط آماده باشند.»
استفاده از ابزارهای دیجیتال
بشنویم از فرناز واحدیان، مدیر فروش دیما: «واقعیتش ما قبل از این به دلیل مسائل مختلفی مثل سروصدا و جلسه‌های طولانی‌مدت و نیاز به هماهنگی‌های مداومی که برای سرعت بخشیدن به کارهایمان پیش می‌آمد، هماهنگی کارها را به گروه‌های آنلاین منتقل کرده بودیم. به‌همین‌خاطر در دوران دورکاری برای پیشبرد این کارها به همان روال ادامه دادیم.
غیر از آن هم این روزها یک سری جلسات کوتاه روزانه اول صبح برای گرم کردن تیم برگزار می‌کنیم که اگر مشورتی هست یا کار مهمی باید انجام بشود یا مورد خاصی روز قبل پیش آمده باشد با اعضای تیم به اشتراک گذاشته می‌شود و بعد هم همه می‌روند دنبال کارهایشان. یکی دیگر از مواردی که کمک کرده بتوانیم هماهنگ باشیم، نحوه‌ی مستندسازی اعضای هر تیم برای انجام کارهایش است. این موضوع باعث شده وقت کمتری از هر نفر برای برنامه‌ریزی کارهایی که در ارتباط با افراد دیگر تیم هست گرفته شود. ما از ترللو (Trello)، اسکایپ و ابزارهای پیام‌رسان مثل واتساپ و تلگرام استفاده می‌کنیم. برای مکاتبات رسمی‌تر هم از ایمیل استفاده می‌کنیم.»
هانیه هاشمی برنامه‌نویس اندروید ما می‌گوید: «از Google Calendar می‌توان برای اطلاع‌رسانی منظم جلسات استفاده کرد و همین‌طور تلگرام که فضای امنی برای ارسال فایل‌ها دارد و آپدیت جدیدش قابلیت فولدربندی را اضافه کرده که کمی به مرتب کردن گروه‌های کاری و دسته‌بندی‌شان کمک می‌کند.»
جداسازی فضای کار از بقیه‌ی محیط خانه
جدا کردن فضای کار از محیطی که در آن ساعات تفریح را می‌گذرانیم، به ما کمک می‌کند که مرزی بین کار و زندگی شخصی قائل شویم. محسن افکار کارشناس بازاریابی دیما می‌گوید: «جداکردن بخش مربوط به کار و زندگی شخصی مورد مهمی است که باید بهش توجه شود. این که یک جای مشخص و ساعت مشخص برای کار کردن تعیین کنیم.»
حفظ روابط انسانی و معاشرت‌های غیرکاری بین اعضای تیم
در دوران دورکاری، از آن‌جا که ارتباطات کاهش پیدا می‌کند، ممکن است فضای صمیمیت بین اعضای تیم دچار سردی شود. حفظ روابط دوستانه در کنار جلسات کاری به حل این مشکل کمک می‌کند. تجربه‌ی اریسا امیرپناهی، کارشناس عملیات دیما به این صورت بوده است: «سعی می‌کنم در کنار جلسات کاری با همکارانی که با آن‌ها صمیمی هستم جلسات آنلاین غیرکاری داشته باشم تا ارتباط دوستانه حفظ شود و جلسات کاری صرف صحبت در مورد اتفاقاتی که قبلاً درباره‌شان با آن‌ها حرف می‌زدم نشود.»
حفظ تمرکز و دیسیپلین کاری
حفظ روتین کاری و داشتن ساعات کاری منظم در افزایش بهره‌وری در دورکاری بسیار موثر است. باهره همراز، کارشناس ارشد محصول در دیما می‌گوید: «صبح‌ها زود از خواب بیدار می‌شوم و سعی می‌کنم حداکثر ساعت ۹ کار را شروع کنم. این خودش هم یک نظم و عادتی به کارم می‌دهد و هم می‌دانم که عصر خانه شلوغ‌تر است و تمرکز من برای کار کمتر می‌شود. وسط کار حدودا ظهر، بیست دقیقه تا نیم ساعت ورزش می‌کنم. بعد ورزش خیلی سرحال می‌شوم و باعث می‌شود بی‌حوصلگی ناشی از کار در خانه کمتر شود و نیمه‌ی دوم کار هم خوب پیش برود.»
اما دورکاری قطعا چالش‌های خودش را هم دارد. بیایید ببینیم اعضای تیم صباسل و دیما در دورکاری با چه چالش‌هایی روبه‌رو شده‌اند و چگونه بر آن‌ها فائق آمده‌اند؟
حفظ تعادل بین کار و زندگی در دورکاری
حفظ تعادل بین کار و زندگی مشکلی است که بسیاری از افراد در این دوران با آن مواجه‌اند. سیاوش میرزایی می‌گوید: «در حالت عادی خروج فیزیکی از محیط کار این پیام را به مغز شما می‌دهد که کار تمام شده و کمتر به مسائل کاری فکر می‌کنید، ولی در شرایط حاضر این پیغام برای مغز صادر نمی‌شود و این که مدام به مسائل کاری فکر کنید جلوی استراحت را می‌گیرد. انجام یک سری اقدامات نمادین و روتین مثل جمع‌بندی کارهای انجام شده و نوشتن آن بر روی کاغذ و یا آماده کردن چک‌لیست کارهای فردا و یا خارج شدن از محیطی که برای کار در نظر گرفته‌اید، مقداری به این مساله کمک می‌کند.»
ورزش و مراقبه نیز برای حفظ سلامتی و آرامش مفید است. صدف حضرتی، گرافیست ما دراین‌باره می‌گوید: «ورزش می‌کنم و با مراقبه و یوگا سعی می‌کنم روی تمرکزم کار کنم. از دمنوش‌هایی که من را سر حال می‌کند، مثل دمنوش زعفران، استفاده می‌کنم. همه‌ی این‌ها به من کمک می‌کند که کارایی بالاتری داشته باشم.»
ارتباطات انسانی
مهسا محق، مدیر بخش VOD صباسل می‌گوید «ارتباط انسانی فوق‌العاده مهم است و احتمالا این همه دردسر برای ساختن یک محیط آرام و قشنگ در دفتر، بخش زیادیش به همین دلیل است. در روابط رودررو شما اگر با همکارت دچار اختلاف شوی، بقیه روز را فرصت داری که باهاش تعامل داشته باشی، همکاران دیگر ممکن است پادرمیانی کنند و در پایان روز مساله احتمالا تمام شده، ولی در روابط مجازی همه چیز سر جایش باقی می‌ماند، ممکن است چند بار دیگر مکالمه را بخوانی یا گوش بدهی و بیشتر عصبانی و ناراحت شوی. توی این دوران آدما حساس‌تر می‌شوند و توصیه‌ی من به همکاران تیمم این است که مسایل این دوران را ندیده بگیرند و درباره‌ی افراد دیگر تصمیم مهمی در این دوران نگیرند.»
مدیریت زمان و وظایف محوله در زمان دورکاری
بشنویم از محمد حق‌وردی، مدیر مارکتینگ B2C صباسل: «مهم‌ترین چالش من زمان است! زمان کم می‌آورم در روز. یک علت عمده‌اش مربوط به زمانی می‌شود که می‌خواهم مطلبی را به دیگران منتقل کنم! برای کم کردن این زمان سعی می‌کنم مواردی که نیاز به توضیح بیشتر دارد در مکالمه‌ی تصویری و با Screen Share توضیح بدهم. قطعا جای جلسه‌ی حضوری را نمی‌گیرد، اما به مدیریت زمان کمک زیادی می‌کند.»
فرزین حسن‌زاده، برنامه‌نویس و طراح سایت ما هم می‌گوید: «مشکل من تمرکز بر روی تسک (task)ها بوده که سعی کردم با تقسیم‌بندی کارها به تسک‌های کوچک‌تر تمرکز را بالا ببرم و در بعضی موارد که تمرکز بر روی یک تسک پایین می‌آمده، تسک دیگری را انجام می‌دادم که ذهنیت بیشتری رویش داشتم و بعد برمی‌گشتم به تسک قبلی.»
پیگیری کارهای تیمی از طریق دورکاری
علیرضا ایلوخانی مدیر نشر دیجیتال صباسل می‌گوید: «عدم دسترسی فیزیکی پیگیری کارها را سخت‌تر کرده. من معمولا اگر کاری با کسی داشته باشم آن‌قدر به او سر می‌زنم تا مساله حل شود. الآن مجبورم زنگ بزنم یا اسکایپ کنم که همیشه همه در دسترس نیستند.» مهدیه فردیس، گرافیست دیما می‌گوید این مشکل را «با تلاش برای مشخص کردن ساعات مشخص کار و توافق این ساعت با همکاران» تا حد خوبی حل کرده است. آنیتا مشکل‌گشا کارشناس شبکه‌های اجتماعی دیما نیز با این مسئله به این شیوه برخورد کرده است: «تعیین کردن ددلاین کمی جلوتر از موعد تعیین‌شده از طرف مشتری برای جلوگیری از تاخیر.»
کرونا دیر یا زود مهار می‌شود و اوضاع به حالت عادی برمی‌گردد. اما مهم است که از این تجربه برای آینده نهایت استفاده را ببریم. با توجه به این که این روزها بسیاری از شرکت‌های دنیا بعضی یا تمام فرایندهای خود را با دورکاری پیش می‌برند، شاید این فرصتی باشد برای تمرین شکل جدید کار در دنیای مدرن. امیدواریم که خواندن این تجربیات برای شما مفید بوده باشد و به شما کمکی هرچند کوچک در جهت افزایش کارایی خود در دوران دورکاری رسانده باشد.
لطفا شما هم از تجربیات دورکاری خود در قسمت نظرات برای ما بگویید.
خوندن تجربه هاتون خیلی لذت بخش بود همکارای قدیمی